спросите ус, в какое место и кто его укусил

В аспирантуре не обучался, соискателем не прикреплен - Вы ничего не должны делать и никаких оснований (приказов, протоколов советов) нет. Пусть работает кафедра с уч советом, руководством и т.д. и т.п., оформляя документы на сотрудника, или сотрудник должен прикрепиться соискателем для подготовки диссертации на соискание ученой степени кандидата наук, чтобы у Вас были основания что-то оформлять (все в соответствии с положением). В похожих ситуациях я делал только так на основе платных договорных отношений сотрудника-соискателя с вузом и Вам рекомендую. Может кстати и ВУЗ финансировать прикрепление сотрудникам, если это предусмотрено колл. договором или каким-то приказом, если вуз заинтересован в защитах. "Просто так" что-то оформлять - принимать на себя дополнительную ответственность. Можно по доброте душевной оказать посильную помощь кафедре, если у Вас есть какие-то примеры выписок и прочего, а дальше - сами заинтересованные лица. ИМХО.
Кстати, а как же не аспирант и не соискатель сдавал канд. минимум? Если был в этом качестве соискателем у Вас, то Ваш долг - только удостоверение.

Наверное, затем же в некоторых случаях 3 или еще больше ВАК-статей. Видно желают перестараться, чем недо...

Зачем? Кафедра обсудит и выдаст заключение. Он ведь работал в вузе во время написания, потому и называется - заключение организации в которой выполнялась работа. Вы необоснованно, в пользу вуза, "доили" соискателя. Зачем?

Я полностью за кафедру. Бывают и другие схожие ситуации, когда необходимо оплачивать науч. руководство или комиссии за прием экзаменов, пусть это и сотрудники, если иное не предусмотрено в вузе. Тогда, пардон, из каких средств платить? и какое тут доение в пользу вуза? Львиная доля на зарплату ППС:) Можно, наконец, оформить договор с сотрудником и с другими обязательствами без оплаты, если он "обязуется быть сотрудником" и т.д. и т.п. Все зависит от того, как решит руководство, согласится или нет науч. руководитель работать без оплаты, комиссия принимать экзамены. Я в данном случае имею в виду в первую очередь не "платность", а формальные рамки отношений. Наше скромное дело - помогать, а не выписывать необоснованные бумаги.

А он защищаться не в вашем вузе собирается?

В новой форме заключения организации, где выполнялась работа (от 22.06.2012) четко прописывается кто научный руководитель и тема, где выполнилась работа и где работал соискатель в период подготовки работы. Этого должно быть достаточно, ведь на документе стоит подпись ректора и гербовая печать. А еще подпись директора института на ученом совете которого и назначаются и руководитель и тема. Отдел аспирантуры у нас за этим следит и делает приказы, но мы их никогда не требуем. Просто знаем, что они есть.

Всем спасибо за ответы.

Добавлено через 58 минут
а где посмотреть новую форму заключения организации можно? или форма осталась прежней? И что тогда делать с пунктом о том, что тема утверждена на заседании Ученого Совета?

Добавлено через 7 минут
Форму нашла. Скажите, пожалуйста, кто ранее сталкивался с заполнением новой формы, в ней смысловое наполнение остается таким же как и раньше? Я имею в виду также в нее включаются отзывы, вопросы, заданные на заседании, присутствовавшие на заседании кафедры и т.д. или нет?

Если не ошибаюсь, форма такая
http://vak.ed.gov.ru/common/img/uplo....2012_7-10.pdf
а дальше:
оценка выполненной соискателем работы,
личное участие соискателя в получении результатов,
степень достоверности результатов проведенных исследований, их новизна и практическая значимость,
ценность научных работ соискателя,
специальность, которой соответствует диссертация
полнота изложения материалов диссертации в работах, опубликованных соискателем,
обоснованность присвоение пометки «Для служебного пользования»
целесообразность защиты диссертации в виде научного доклада (вопросы, замечания рецензентов и т.д., отзыв)

В заключении организации и раньше и сейчас не указываются отзывы - какие отзывы на этом этапе? (вы внимательно посмотрели? на сайте ВАК в одном приказе от 22.06.2012 формы 2-х документов: заключения ДС и заключения организации - заключение организации второй документ), и вопросы тоже не указываются. Явочный лист делается, но он остается вместе с протоколами научно-технического (у нас) совета и в ДС не передается.

Значит, не верно понял. Что тогда понимается под "в виде научного доклада"? Наверное, интересующимся будет проще, если кто-нибудь поделится анонимной "болванкой", лучше через личку.

Извиняюсь, что влезу в профессиональный разговор :) В виде научного доклада - это такая форма защиты диссертаций (докторских). Встречается очень редко, как правило, когда у соискателя очень много печатных трудов, ему разрешают не писать диссер, а написать этот самый доклад - небольшой текст с кратким обзором этих работ.