Ну, по идее, у них есть какой-то перечень документов, на которых эта самая тетенька обязана проставить нужный штампик. Лично меня греет идея того, что, если сделать все по правилам, этими самыми правилами можно помахать перед носом нужной тетеньки.
А вообще пошла я спрошу у человека, работающего в интересующей организации. Я внезапно вспомнила, что у меня водятся такие знакомые.

я понятия не имею, какие у них там на почте правила. Поэтому я, как и большинство аспирантов, в свое время пришел с реестром обязательнйо рассылки и конвертами с АР, отдал конверты и получил оттиск штемпеля на реестре (емнип, в 2 экземплярах)