а вот как Фазотрон советует - сделать можно: обратиться к лицам, кому это поручено (лбычно - заведующий профильной кафедрой, подписывает все равно - он, плюс - ведущие профессора) - ДО заседания и выяснить обствновку и предварительно разъяснить... Тактично и аккуратно.

Я тоже ездил в ведущую организацию выступать на заседании кафедры. Причём ездил в Москву. Практика такая весьма распространена - ездят в ведущие организации кроме Москвы ещё и в Омск, Иркутск и Петербург.

Это, видимо, зависит от кафедры
У меня (у аспирантов) раза три ГУУ была ведущей, даже на кафедре не обсуждали. Завкаф. сам подписывал и визировал (утверждал) у проректора по науке.
Один раз вторую печать (заверенние подписи зав каф.) забыли поставить, пришлось еще раз отсылать

Посложнее ;)

Самая что ни на есть правильная.

Поддерживая уже защищенных кандидатов физ-мат и технических
наук, коим и сам являюсь, скажу, что и мне пришлось докладывать
в своей ведущей организации. Работу приняли по-доброму, но все
же подошли к ней тщательно и внимательно изучили.

Вопросов было много, столь же много замечаний (не все обоснованные,
из серии "в нашей научной школе принято так, а у вас неправильно"), но
разошлись с миром и положительным отзывом, в котором фигурировали
относительно мягкие замечания к работе.

Удивило, что по итогам данного выступления отказались выдать протокол,
хотя я точно знаю, что он у них велся. Ну и ладно - без него обошлись...

кстати, вот вопрос. Про вторую печать. В моей Альма-матерь сроду вторую печать на подпись завкафедрой не ставили (ни на отзывы ведущей, ни на заключение организации где выполнялась работа). А вот, надысь, забирал я отзыв ведущей организации (сделанный, по технологии, описанной Вами) и мне завкафедрой, отдавая обмолвился, что мол, к ним пришла новая нач. управления канцелярией и на его подпись поставила не гербовую печать, как раньше, а "для документов", так как не положено на завкафедрой гербовую (и я подозреваю, она права). Но, не суть... А я вообще никогда не думал, что на подпись завкафедрой нужна печать. У нас их никогда не делали и в деле на заключении моей кафедры - только одна печать - на подписи (в моем случае) ректора. Товарищ из ведущей обмолвился на требования ВАК, но, так как у меня, еще раз, заключение организации, где выполнялась работы (выписку) наш ректор утверждал - член совета, где планруется защита + председатель другого совета и еще зампред ЭС ВАК (по другим, смежным наукам).... он то должен был знать... Как с этим обстоит? и насколько печать на подписи завкаф критична.

Уже обсуждалось. Например, здесь. Сошлись на том, что не критично. В документах ВАК это не прописано.