Ну не дословно же :-) Просто заранее договариваются. Как правило, просьба написать отзыв на автореферат своего аспиранта оборачивается такой же встречной. При таком подходе сопроводиловка в конверте на самой рассылке автореферата уже не требуется.

Дружеский совет - не занимайтесь ерундой. Никакие сопроводиловки не нужны. Потому как независимо от того, что Вы просите - АРД все равно отдадут в библиотеку организации.

В нашем вузе отдают ВСЕГДА адресату. Как и всю прочую почту. Мы не наделяли канцелярию разумом и своеволием.

У нас - так же. Например, если письмо написано на имя кафедры, то нераскрытым отдается на прочтение заву. А где-то иначе поступают и канцелярия вскрывает чужие письма и решает, что с ними делать? :confused:

Вообще это интересная мысль. Никогда не видел, чтобы в рассылку отправляли по адресу, например: "Воронежский ЦНИИ разведения семментальской породы КРС в условиях Черноземья им. Тимирязева-Докучаева. проф. Зозуле Богдану Мазеповичу".. Интересная идея. Всегда отправляли рассылку в безличной форме на адрес организации. Наш ректорат нас учит, что при рассылке возможность ознакомиться с АРД должны получить все сотрудники организации, поэтому шлется на общий адрес, чтобы попало в библиотеку.
А лично - сейчас - если есть договоренность об отзыве с проф. Зозулей - то по согласованию с ним - на личную элекьтронную почту или отдельную физическую отправку, конечно можно сделать, но, в наш век в этом уже давно нет необходимости.
Моя идея - такая: рассылка - делается в безличной форме не адреса организаций (но с учетом предварительных договоренностей об отзывах, чтобы вы получили хотя-бы несколько отзывов с адресов, куда рассылали - за этим пока еще смотрят) - чтобы соблюсти формальные моменты именно по рассылке.
Остальное - договоренности - делается лично вне рассылки, а все объяснения и ковер-леттеры по электронке, главным образом.
Потом, Вам же не надо 15-25 отзывов.
По кандидатской достаточно 3-5 отзывов. Больше - уже вредно (так как очень затягивает процедуру защиты). По докторской - 6-10. иначе - секретарь уже начинает одуревать читать замечания. на это надо и ориентироваться. А то - разошлешь с простбами 35-40 АРД - тебе все откликнутся. Вы представляете, какой кошмар это будет на защите?

5-8 минимум (у нас)
Да никакого: готовится обзор отзывов на автореферат и всё... Он, кстати, сдается у нас в дело...

У нас, например. Один раз наш покойный завкаф, увидя адресованное лично ему письмо вскрытым (кстати, с АР), устроил соответствующим товарищам взбучку. Нулевой эффект — типа «положено по должностной инструкции».

В нашем списке рассылки есть несколько разделов:
1. Библиотеки (6 позиций)
2. Ведущая организация (1 позиция)
3. Официальные оппоненты (2-3 позиции)
4. Диссертационные советы (8-12 позиций)
5. Специалисты по профилю диссертации (зависит от)

Так вот - все адреса поз. 5 - именные.

Добавлено через 51 секунду
Аналогично. Мы по этому поводу не дергаемся - если хочешь "тайную" переписку - делай это не за счет вуза.

Добавлено через 34 секунды
А еще приводится в справке...

А у нас - не вскрывают...

Добавлено через 59 секунд
верно-верно

У нас позиция 4 и 5 одинаковы. То есть если надо кому-то конкретно - туда и пишут

Вы очень трудолюбивые люди: зачем усложнять.
В списке рассылки - 2 рздела:
1. - обязтельная часть.
2. - произвольная часть, которая более-менее корреспондирует с организациями из которых преполагается, что может быть получен отзыв (плюс - организации, где расположены оппоненты и ведущая, хотя я не совсем понимаю логику включения их в список рассылок - дного автореферата там явно недостаточно, а полный комплект документов (письма, договора, диссер оригинальный, бланки анкет оппонентов и т.п.) там все равно передается (высылается) отдельно).
У нас выглядит это примерно так (формальность - есть формальность и не более того).
А уж кому ты лично будешь посылать - это твое частное дело, лишь бы минимум 4 отзыва по кандидатской и больше 6 по докторской.

Кравец,
никто и не спорит - обзор отзывов (отзыв положительный, имеются замечания) включается в речекряк секретаря и в стенограмму. Сами отзывы на АРД - в первый экземпляр дела (в ВАК) не идут, как и акты внедрения, которые тоже отражаются в стенограмме (поэтому, непонятно, зачем Инку потребовались отзывы в двух экземплярах, хотя, если честно я неформально для надежности тоже 2 прошу на АРД и 3-4 от оппонентов и ведущей (шоб було)).
Хотя, например, моя одна знакомая (20 лет стаж на должности секретаря советов в МГУ, кстати) исповедует подход, что рассылку (может быть кроме обязательной части) "надо делать осторожно", то есть: приходишь на почту - есть в москве несколько отделений, и тетка (в некоторых случаях за 500 руб) тебе ставит штамп без отправки чего либо (я, кстати не согласен с этим и рассылал всегда честно, хотя последний раз меня спросили: "Вам штамп или разослать?" - поэтому полагаю, что явление это массовое). А АРД давать только доверенным людям, которые гарантированно дадут тебе только положительный отзыв, - лично на руки.
Хотя, с учетом вывешивания АРД на сайте ВАК (теперь и для кандидатов) - какой смысл в подобном "мухлеже"?

Впервые слышу про сопроводиловку...
Мы просто отправляем АР в конверте безничего. На конверте можно написать кому конкретно, обычно ему и отдают.

Добавлено через 12 минут
А, ну понятно тогда почему рейтинг московских вузов неуклонно падает...
У нас всегда рассылаются честно. Только местным шарагам отдают лично, для экономии времени.

Да, у нас всегда конверты вскрывают с целью поставить на письмо штампик входящего номера. Потом письмо складывают обратно в открытый конверт и отдают получателю.

Это часто делается. Реально отсылают только в библиотеки

Именно. Если письмо пришло на рабочий адрес - по определению это письмо рабочее. А коь так, то должно идти по процедуре, кроме того, администрация имеет право определить на предмет соответствия компетенций получателя письма содержанию вопроса.
Для интимно-личной переписки есть домашний адрес.