по своей специальности знаю ситуации 1) совет без аспирантуры (это объединенный дис.совет) 2) аспирантура без совета - тут понятно
по канд дис. - параллельно надо было согласовать платное соискательство в отделе аспирантуры и научную сторону с зав.каф. (она же пред.совета). причем зав.аспирантурой, зав. каф и проректор по науке, находясь в одном здании, между собой состыковаться не могли
по доктор.дис. - взаимодействие только с председателем совета, пока неформально
в обоих случаях - основание: выписка родной кафедры