Ух, я сегодня буду ответственный за эту ветку форума
Для того, чтобы получить отсрочку вам необходимо:
а) успешно окончить аспирантуру (т.е. представить диссертацию и пройти предзащиту).
б) подать документы в совет
в) получить справку именно в вашем университете, о том что вам такого-то числа назначена защита (но "в" иногда не требуется).
С этим всем нужно подойти в военкомат (предварительно набрав с собой кипу законов).
Как вариант - отправить заказным письмом с описью, но тогда вам почти наверняка откажут, т.к. скажут, что для отсрочки требуется ваше присутствие (и будут правы).
Военкомат соответственно либо дает вам отсрочку на год (аллиллуйа), или до момента защиты.