У меня защита тоже прошла в чужом городе, так что, и я была неместная
Защищалась вместе с ещё одной девушкой. Банкет в ресторане мы не устраивали, но организовали с ней очень хороший фуршет.
zxcv, мне кажется, Вам стоит связаться с авторами двух других диссертаций, которые будут защищаться вместе с Вами. У них наверняка есть какие-то мысли по этому поводу. Только не через голову секретаря, чтобы она не подумала, что Вы ее перепроверяете. Можно, например, спросить у нее их телефоны.
Хотя может быть, в Вашем ВУЗе действительно для неместных так принято...