Большое спасибо всем ответившим!
Давно я здесь не появлялась, но, надеюсь, поставленный вопрос для кого-то еще актуален.
Да, действительно, поездку в Москву или Питер нужно оформление командировки. Отдел аспирантуры отправляет просить денег на факультете, а факультет - (куда, как вы думаете? :-) в отдел аспирантуры. Вот так и живем...
Один аспирант ездил стажером в Москву. Ему оплатили и дорогу и проживание в общаге (комната на двоих) на 4 месяца. Как доложила разведка, оплату произвел родной вуз, но такое удовольствие - для особо приближенных
Удачи!