Подвожу итог собственному вопросу.. Сроков крайних регламентированных нет, но лучше раньше, чем позже
Все бумаги:заявление, титульный лист реферата, оформление экспертного заключения и т.п. надо подписывать у проректора по науке, председателя совета, ученого секретаря. Мне понадобилось порядка недели беготни и переделок, так что моим "тётенькам" из совета спасибо! Они были правы