1. Рыбы отзывов можно не писать: либо взять готовые у защищённых, либо отзывы все равно будут писаться организациями (у них уже есть заготовки)
2. Посещение оппонентов в 200 км - это 2 дня максимум, предварительно созвонившись.
3. Посещение ведущей организации 2 дня максимум (а можно и не посещать, а передать через кого-либо)
4. Слайды на защиту 3 дня (это даже много), главное делать проще, так понятнее, цвета должны быть однотонные и нейтральные
5. Зачем печатать плакаты когда есть слайды?
6. Начинай с документов, это мутарно!!!!!!
7.Банкет : лучше разбить покупки на 2 дня: 1. То что долшо хранится 2. Догадайся

Заказ какой-нибудь столовой пробивать нужно зараннее, у нас было за месяц, а то может мест и не хватить, перебьют другой защитой.
8. и главное спокойствие и расчет, этот месяц самый трудный из всей аспирантуры

Обрати внимание срок отзывов от оппонентов не позднее 2-х недель, передержишь, возможны проблемы с ВАКом
Удачи!!