Зарегистрируйте проект в ЦИТиС
http://www.rosrid.ru/ , вбейте полученный номер на сайте
https://kias.rfbr.ru/. Как придёт время, вам выдадут для печати трёхсторонний договор. Все экземпляры - в конверт с нужными пометками. Дальше от вас уже ничего не зависит. Ждите информации на вкладке Сметы.
Накладные расходы организации, где работаете, есть же. Вплоть до 20% от суммы гранта... Если у вас не регламентировано "сколько отдавать", то можно 0 писать
Есть хитрости с приказами на выделение денег сотрудникам.
Достаточно в общеинститутском Приказе указать фразу “Компенсация трудозатрат получателя (получателей) гранта” вместо фраз “О выплате надбавок к заработной плате” и “единовременные надбавки к заработной плате”. В таком случае никаких социальных и пр. налогов не будут брать, всё идёт в карман исполнителям без единого рубля государству.
Главное, чтобы фразы "зарплата" и "надбавка к зарплате" нигде не звучали.