Как оформить ссылку на выписку из водного реестра

[barti]

Добрый день!
Использую в диссертации данные государственного водного реестра, которые можно получить отправив официальный запрос в Росводресурсы (например, через сайт госуслуг). Данные по запросу приходят по электронной почте в формате .docx. То есть в результате имеем: один вордовский файлик с кучей таблиц и парой абзацев сопроводительного письма ("Направляем сведения по формам таким-то... Вам отказано в предоставлении сведений по формам таким-то").
Как оформлять ссылки на подобные данные в диссертации? Нужно ли их указывать в списке литературы? У письма есть номер и дата.