Цитата:
Сообщение от Рената
И цель моя - узнать, может такие правила уже кто-то разработал и внедрил, а я буду использовать то, что уже проверено и работает.
|
Вот с этим сложно! А тема прикольная"
В теории такие правила, наверное, есть, а на практике их обычно не соблюдают. Много занимаюсь консалтингом и один из вопросов "Расскажите как построена система электронного документооборота - корпоративная и индивидуальная" как-то вызывает изумление и у руководителей, и у сотрудников. Обычно мямлят "ну да...как-то надо эти заняться, но все некогда".
Из моего успешного опыта: сначала формируем реестр документов по подразделению, предприятию. Затем электронные папки приводим в соответствие этому реестру. Например, на бумажных носителях есть папки "Бюджет", "Заявки", "ФЗП_отчеты", "Проекты" и т.д. Именно с такими же названиями должны быть электронные папки. Далее в электронных папках все распределяем по годам (2015, 2016 и т.д.). Открываешь папку "Бюджет, а там папки с указаниями по годам, внутри них также стандартные папки ("План по труду" и т.д.). Бумажные документы как правило архивируются.
НО! Крайне важно приучить сотрудников, ибо мозг человека - он как дерево - ветвистые ветки. И у каждого ветки и их форма разные. Поэтому и не можете Вы разобраться в чужих папках. Хотите унификацию - только через насилие! Сначала обучаем, потом индивидуально помогаем, а потом жестко контролируем. Мы на одном предприятии разрешили хранение на рабочем столе не более 7 папок (там переходящие ПК), а через TeamViewer контролировали. Помогло!
Добавлено через 41 секунду
Just Another One,
Maksimus, поддерживаю! долго буковки печатала )))