Что вижу, о том пою (с). Часть 5

[Vica3]

Сообщение от Martusya

То есть лучше пусть родной папка отмутузит, чем соседский ушлепок?
Нормальная альтернатива.

а тут без вариантов. "Какую б сорочку не одели..." В процессе взросления осознания норм и правил социумного поведения в 100% объеме только через верхние полушария не бывает.

Сообщение от Martusya

А может тогда папкины воспитательные методы перенаправить на соседского упыря?

в жизни много "проходящих рядом".. на всех не перенаправишь

[Рената]

Подскажите, может кто сталкивался с проблемой организации хранения документов в электронном и бумажном виде и успешно ее решил? Не могу больше!! Особенно в электронном. Может есть какие-то правила, нормы, как должны создаваться папки, каталоги? Ну не может же быть, что этим никто не озаботился, кроме меня? Когда надо что-то найти, это невозможно! Логику другого человека мне не понять. Почему один создает сначала папку "Лес", потом "Новгородская область", а другой наоборот?! Что может лежать в папке "Моя командировка"? (Что угодно, как показывает практика). А в папке "Удалить" или "Документы Леночки" (кто такая Леночка?!)
Помогите, а?
Может тему создать отдельную?

[Maksimus]

Сообщение от Рената

Логику другого человека мне не понять.

А зачем вам логика другого человека? и зачем лично вам какие-то правила? все равно других по ним вы не заставите ничего делать, а у себя делайте как вам удобней. Короче, не понятна цель того, чего вы хотите.

[Рената]

Сообщение от Maksimus

А зачем вам логика другого человека? и зачем лично вам какие-то правила? все равно других по ним вы не заставите ничего делать, а у себя делайте как вам удобней. Короче, не понятна цель того, чего вы хотите.

Мне нафиг не сдалась логика другого человека и я не хочу ее каждый раз понимать, когда ищу, то, что мне надо! А сейчас именно так и происходит. Потому что когда один сотрудник привезет документы из командировки, он положит куда ему удобнее, потом другой - абсолютно в другое место. А когда я через месяц буду искать, к примеру какой-нибудь проект освоения лесов, то я сижу и медитирую: "Так, его привезла Марфа Васильевна, она любит назвать его "Предпоследний документ" и положить его туда-то. Посмотрю там". А я хочу понятные и логичные правила для всех, чтобы было одинаково. И цель моя - узнать, может такие правила уже кто-то разработал и внедрил, а я буду использовать то, что уже проверено и работает. Если такого до настоящего времени не случилось, я сама придумаю в конце-концов, но зачем изобретать велосипед, если он уже есть? А заставить других уж я смогу.)) Тем более, если это будет на самом деле удобно.

[Just Another One]

Сообщение от Рената

А когда я через месяц буду искать, к примеру какой-нибудь проект освоения лесов, то я сижу и медитирую: "Так, его привезла Марфа Васильевна, она любит назвать его "Предпоследний документ" и положить его туда-то. Посмотрю там".

Завести хранилку на отдельном компе/носителе, где ничего другого не будет. Обязать всех сотрудников сдавать в установленные сроки копию документа в хранилку с унифицированными названиями. За нарушение номенклатуры отказывать в приеме отчетов (не так назвала, считай - не сдавала) с последующим выписыванием "пряников". Для этой цели вступить в сговор с руководством (номенклатуру разработать самостоятельно по согласованию с ним, всех остальных поставить перед фактом).

[Maksimus]

Just Another One, ну собственно да. Алгоритм давно известен. Если кратко, то нужно установить правила и обеспечить контроль их исполнения.

[IRA2001]

Сообщение от Рената

И цель моя - узнать, может такие правила уже кто-то разработал и внедрил, а я буду использовать то, что уже проверено и работает.

Вот с этим сложно! А тема прикольная"
В теории такие правила, наверное, есть, а на практике их обычно не соблюдают. Много занимаюсь консалтингом и один из вопросов "Расскажите как построена система электронного документооборота - корпоративная и индивидуальная" как-то вызывает изумление и у руководителей, и у сотрудников. Обычно мямлят "ну да...как-то надо эти заняться, но все некогда".
Из моего успешного опыта: сначала формируем реестр документов по подразделению, предприятию. Затем электронные папки приводим в соответствие этому реестру. Например, на бумажных носителях есть папки "Бюджет", "Заявки", "ФЗП_отчеты", "Проекты" и т.д. Именно с такими же названиями должны быть электронные папки. Далее в электронных папках все распределяем по годам (2015, 2016 и т.д.). Открываешь папку "Бюджет, а там папки с указаниями по годам, внутри них также стандартные папки ("План по труду" и т.д.). Бумажные документы как правило архивируются.
НО! Крайне важно приучить сотрудников, ибо мозг человека - он как дерево - ветвистые ветки. И у каждого ветки и их форма разные. Поэтому и не можете Вы разобраться в чужих папках. Хотите унификацию - только через насилие! Сначала обучаем, потом индивидуально помогаем, а потом жестко контролируем. Мы на одном предприятии разрешили хранение на рабочем столе не более 7 папок (там переходящие ПК), а через TeamViewer контролировали. Помогло!

Добавлено через 41 секунду
Just Another One, Maksimus, поддерживаю! долго буковки печатала )))

[Maksimus]

Тут еще много зависит от того централизованный или децентрализованный документооборот, сколько ответственных, есть ли внедренная СЭД и т.д.

Сообщение от IRA2001

Например, на бумажных носителях есть папки "Бюджет", "Заявки", "ФЗП_отчеты", "Проекты" и т.д. Именно с такими же названиями должны быть электронные папки.

Например, если есть система типа 1С, то пофиг, как именуется сам электронный файл, т.к. он будет атрибутирован в самой системе по другим признакам и шаблонам. И все будет элементарно искаться.
Может в эту сторону (внедрения какой-нибудь простенькой СЭД) Ренате подумать, чем долго (и не факт, что успешно) приучать всех к правилам.

[Рената]

Just Another One, я сама руководство.)) Я готова разработать, поставить перед фактом, и обеспечить контроль исполнения.
Я интересуюсь

Сообщение от IRA2001

"Расскажите как построена система электронного документооборота - корпоративная и индивидуальная"

И мне интересен успешный опыт. Насилие применить не проблема, только надо понять вектор применения этого насилия. И желательно понять, почему так, а не иначе, почему то, что предлагается - лучше и удобнее, а не тупое самодурство начальника, которому лень бумажку найти.

[Just Another One]

Сообщение от IRA2001

Из моего успешного опыта: сначала формируем реестр документов по подразделению, предприятию. Затем электронные папки приводим в соответствие этому реестру. Например, на бумажных носителях есть папки "Бюджет", "Заявки", "ФЗП_отчеты", "Проекты" и т.д. Именно с такими же названиями должны быть электронные папки. Далее в электронных папках все распределяем по годам (2015, 2016 и т.д.). Открываешь папку "Бюджет, а там папки с указаниями по годам, внутри них также стандартные папки ("План по труду" и т.д.).

Ну вот у нас примерно также организовано.